• Voorbeelden Privacyverklaring voor de AVG

  • AVG

    Je hebt vast wel gehoord over de nieuwe AVG (GDPR in het Engels), ofwel de algemene verordening gegevensbescherming. Deze wet gaat in op 25 mei 2018. Als je website-eigenaar bent en persoonsgegevens verwerkt (zoals in de vorm van e-mail, forumbeheer, nieuwsbrieven, etc.) dan dien je daarvoor een aantal aanpassingen te maken, waaronder het hebben van een correcte privacyverklaring, die je op je website moet plaatsen.

    Je kunt natuurlijk één van de vele bureautjes (die momenteel als paddenstoelen uit de grond schieten) inschakelen om een privacyverklaring voor je samen te stellen tegen uiteenlopende tarieven, maar waarom niet zelf doen?

    Hieronder vind je een bruikbaar voorbeeld van een privacyverklaring (in het Nederlands en voor het gemak ook in het Engels) die je naar je eigen situatie kunt aanpassen om op je website te plaatsen.

    Deze voorbeelden worden door de laatste versie van Wordpress geleverd.

    Let op: het is mogelijk dat onderstaande voorbeelden zijn gewijzigd in een latere versie. Zie voor de laatste versie het Wordpress dashboard onder Instellingen > Privacy.

  • In het Nederlands:

  • Dit template helpt je om het privacybeleid van jouw site te maken.

    We hebben de onderdelen voorgesteld die je nodig hebt. Onder elke onderdeel-kop vind je een korte beschrijving over welke informatie je moet geven, welke je op weg zal helpen. Enkele onderdelen bevatten voorgestelde inhoud voor het beleid, andere moeten worden aangevuld met informatie van jouw thema en plugins.

    Bewerk de inhoud van jouw privacybeleid, verwijder de beschrijvingen en voeg informatie van jouw thema en plugins toe. Zodra je je privacybeleids pagina gepubliceerd hebt, voeg deze dan ook toe aan het navigatiemenu.

    Het is jouw verantwoordelijkheid om een uitgebreid privacybeleid te schrijven, om er zeker van te zijn dat het alle nationale en internationale wettelijke vereisten weerspiegeld omtrent privacy, en om jouw privacybeleid accuraat en actueel te houden.

    Bron: WordPress

     

    Wie zijn we

    In dit onderdeel zou je de URL van je site kunnen noemen, en ook de naam van het bedrijf, organisatie of individueel erachter. Tevens enkele accurate contact-informatie.

    De hoeveelheid informatie die je moet tonen varieert op basis van lokale of nationale zakelijke bepalingen. Je zou bijvoorbeeld je fysieke adres of KVK nummer moeten publiceren.

    Voorgestelde tekst: Ons website-adres is: https://www.domeinnaam.nl.

    Welke persoonlijke data we verzamelen en waarom we het verzamelen

    In dit onderdeel moet je aangeven welke persoonlijke data je verzamelt van gebruikers en site bezoekers. Dit kan zijn persoonlijke data, zoals naam, e-mailadres, persoonlijke account voorkeuren, transacties, zoals aankopen en technische data, zoals informatie over cookies.

    Noteer ook hoe je persoonlijke data, zoals bijvoorbeeld data met betrekking tot gezondheid, verzamelt en bewaart.

    Aanvullend op de lijst met persoonlijke data die je verzamelt, moet je ook aangeven waarom je die verzamelt. Deze uitleg moet de wettelijke basis geven voor je data verzameling en vastlegging of de manier waarop de gebruiker actief toestemming heeft verleend.

    Persoonlijke data worden niet alleen gecreëerd door interacties van gebruikers met je site. Persoonlijke data wordt ook gegenereerd door technische processen zoals, contact formulieren, reacties, analytics en insluitingen van derden.

    Standaard verzamelt WordPress geen persoonlijke data over bezoekers, alleen de data die getoond word in het scherm met het gebruikersprofiel van geregistreerde gebruikers. Maar sommige van je plugins kunnen ook persoonlijke data verzamelen; voeg de relevante informatie hieronder toe.

    Reacties

    In dit onderdeel geef je aan welke informatie verzameld wordt door middel van reacties. We hebben al genoteerd welke data WordPress standaard verzameld in deze.

    Voorgestelde tekst: Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de data getoond in het reactieformulier en ook het IP-adres van de bezoeker en de browser gebruikersagent string om spam opsporing te helpen.

    Een geanonimiseerde string, gemaakt op basis van je e-mailadres (dit wordt ook een hash genoemd) kan worden gestuurd naar de Gravatar service indien je dit gebruikt. De privacybeleidspagina kun je hier vinden: https://automattic.com/privacy/. Nadat je reactie is goedgekeurd, is je profielfoto publiekelijk zichtbaar in de context van je reactie.

    Media

    In dit onderdeel moet je aangeven welke informatie getoond kan worden door gebruikers die media bestanden kunnen uploaden. Alle bestanden die zijn geüpload zijn normaliter publiekelijk beschikbaar.

    Voorgestelde tekst: Als je een geregistreerde gebruiker bent en afbeeldingen naar de site upload, moet je voorkomen dat je afbeeldingen upload met daarin EXIF GPS locatie gegevens. Bezoekers van de website kunnen de afbeeldingen van de website downloaden en de locatiegegevens inzien.

    Contactformulieren

    Standaard bevat WordPress geen contact formulier. Als je een contact formulier plugin gebruikt, beschrijf dan in deze subsectie welke persoonlijke gegevens worden vastgelegd als iemand een contact formulier invult en hoe lang je deze bewaart. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat je contact formulier inzendingen voor een bepaalde periode bewaart voor het verlenen van service aan klanten, maar dat je de ingezonden informatie niet gebruikt voor marketing doeleinden.

    Cookies

    In dit onderdeel moet je alle cookies opsommen waar jouw website gebruik van maakt. Inclusief diegene die door jouw plugins, social media en analytics gebruikt worden. We hebben een overzicht van alle cookies die WordPress standaard gebruikt toegevoegd.

    Voorgestelde tekst: Wanneer je een reactie achterlaat op onze site, kun je aangeven of we je naam, je e-mailadres en website in een cookie opgeslagen mogen worden. Dit doen we voor jouw gemak zodat je deze gegevens niet opnieuw hoeft in te vullen voor een nieuwe reactie. Deze cookies zijn een jaar lang geldig.

    Indien je een account hebt en je logt in op deze site, slaan we een tijdelijk cookie op om te bepalen of jouw browser cookies accepteert. Dit cookie bevat geen persoonlijke data en wordt weggegooid zodra je je browser sluit.

    Zodra je inlogt, zullen we enkele cookies bewaren in verband met jouw login informatie en schermweergave opties. Login cookies zijn 2 dagen geldig en cookies voor schermweergave opties 1 jaar. Als je "Herinner mij" selecteert, wordt je login 2 weken bewaart. Zodra je uitlogt van jouw account, worden login cookies verwijderd.

    Wanneer je een bericht wijzigt of publiceert wordt een aanvullende cookie door je browser opgeslagen. Deze cookie bevat geen persoonlijke data en heeft enkel het post ID van het artikel wat je hebt bewerkt in zich. Deze cookie is na een dag verlopen.

    Ingesloten inhoud van andere websites

    Voorgestelde tekst: Berichten op deze site kunnen ingesloten (embedded) inhoud tonen. Bijvoorbeeld video's, afbeeldingen, berichten). Ingesloten inhoud van andere websites gedraagd zich exact hetzelfde als alsof de bezoeker deze andere heeft website bezocht.

    Deze websites kunnen data over jou verzamelen, cookies gebruiken, tracking van derde partijen insluiten en je interactie met deze ingesloten inhoud monitoren, inclusief de interactie met ingesloten inhoud als je een account hebt en ingelogd bent op die website.

    Analytics

    In dit onderdeel moet je aangeven wat voor analytics programma je gebruikt, hoe je gebruikers kunnen aangeven dat ze niet gevolgd willen worden en een link naar de privacybeleidspagina van je analytics leverancier.

    Standaard verzamelt WordPress geen enkele analytics data. Let wel, heel veel webhosting accounts verzamelen geanonimiseerde analytics data. Je kunt ook een WordPress plugin geïnstalleerd hebben die analytics services verleend. In dat geval, voeg de informatie van die plugin hier toe.

    Met wie we jouw data delen

    In dit onderdeel moet je alle derde partijen benoemen met wie je data deelt, inclusief partners, cloud-based services, betaalmethodes en service providers, en benoemen welke data je deelt met hen en waarom. Link naar hun privacybeleid wanneer mogelijk.

    Standaard deelt WordPress geen enkele persoonlijke data met wie dan ook.

    Hoe lang we jouw data bewaren

    In dit onderdeel moet je uitleggen hoe lang je verzamelde persoonlijke data of verwerkte data door deze website bewaard. Ondanks dat het jouw verantwoordelijkheid is om een planning te maken om deze dataset te bewaren en waarom, die informatie hoeft hier niet getoond te worden. Bijvoorbeeld, je kan bijvoorbeeld zeggen dat je data van contactformulieren 6 maanden bewaard, statistieken voor 1 jaar en klant aankopen voor 10 jaar.

    Voorgestelde tekst: Wanneer je een reactie achterlaat dan wordt die reactie en de metadata van die reactie voor altijd bewaard. Op deze manier kunnen we vervolgreacties automatisch herkennen en goedkeuren in plaats van dat we ze moeten modereren.

    Voor gebruikers die geregistreerd op onze website (indien van toepassing), bewaren we ook persoonlijke informatie in hun gebruikersprofiel. Alle gebruikers kunnen hun persoonlijke informatie bekijken, wijzigen of verwijderen op ieder moment (de gebruikersnaam kan niet gewijzigd worden). Website beheerders kunnen deze informatie ook bekijken en wijzigen.

    Welke rechten je hebt over je data

    In dit onderdeel moet je uitleggen wat voor rechten je gebruikers hebben over hun data en hoe ze deze rechten uit kunnen voeren.

    Voorgestelde tekst: Als je een account hebt op deze site of je hebt reacties achter gelaten, kan je verzoeken om een exportbestand van je persoonlijke data die we van je hebben, inclusief alle data die je ons opgegeven hebt. Je kan ook verzoeken dat we enige persoonlijke data die we van je hebben verwijderen. Dit bevat geen data die we verplicht moeten bewaren in verband met administratieve, wettelijke of beveiligings doeleinden.

    Waar we jouw data naartoe sturen

    In dit onderdeel moet je alle data overdracht van de data van je site buiten de Europese Unie opnoemen en beschrijven op welke manier die data is beveiligd naar Europese data beveiligingsstandaarden. Dit kunnen bijvoorbeeld web hosting, cloud opslag of andere diensten van derden zijn.

    De Europese data beschermingswet verplicht dat data van Europeanen die buiten de Europese Unie bewaard worden op dezelfde manier beschermd worden alsof de data in Europa bewaard zou worden. Dus, naast dat je aan moet geven waar de data bewaard wordt moet je ook aangeven hoe jij of derde partijen deze verplichten naleven. Hetzij door een overeenkomst zoals een Privacy Shield, clausules in je contracten of door bindende bedrijfsreguleringen.

    Voorgestelde tekst: Reacties van bezoekers kunnen door een geautomatiseerde spam detectie service geleid worden.

    Jouw contactinformatie

    In dit onderdeel verschaf je informatie over de juiste contactmethode in het geval van privacy specifieke gevallen. In het geval dat je verplicht ben om een Data Protection Officer te hebben, meld dan hier ook hun naam en volledige contactgegevens.

    Aanvullende informatie

    Wanneer je je website voor commerciële doeleinden gebruikt en je verzamelt of verwerkt hiermee een complexere data, dan moet je dit vermelden in je privacybeleid aanvullend op hetgeen wat we al eerder hebben besproken.

    Hoe we jouw data beveiligen

    In dit onder moet je uitleggen welke maatregelen je hebt genomen om data van gebruikers te beschermen. Dit kunnen technische maatregelen zijn, zoals encryptie; beveiligingsmaatregelen zoals twee-factor authenticatie en maatregelen zoals het trainen van personeel omtrent data beveiliging. Als je een privacy impact assessment hebt laten uitvoeren, kan je die hier ook noemen.

    Welke datalek procedures we geïmplementeerd hebben

    In dit onderdeel moet je uitleggen welke procedures je in plaats hebt wanneer er een datalek, potentiële of echte, met betrekking tot interne rapportage systems, contact mechanismes of bug bounties.

    Van welke derde partijen we data ontvangen

    Als je website data ontvangt van gebruikers van derde partijen, inclusief adverteerders, dan moet deze informatie toegevoegd worden aan het onderdeel over derde partijen data op je privacybeleidspagina.

    Wat voor geautomatiseerde besluiten we nemen en profilering we doen met gebruikersdata

    Indien je website een dienst levert die geautomatiseerde besluiten maakt, zoals bijvoorbeeld het aanvragen van leningen of je verzamelt data in een advertentieprofiel, dan moet je aangeven dat dit gebeurd. Daarnaast moet je ook aangeven hoe deze informatie gebruikt wordt, welke besluiten genomen worden op basis van de verzamelde data en welke rechten gebruikers hebben over besluiten die genomen zijn zonder menselijk ingrijpen.

    Openbaarmakingsverplichtingen van de industrie

    Als je deel uitmaakt van een gereguleerde sector, of als er aanvullende privacy wetgeving van toepassing is, kan het verplicht zijn om dat hier te vermelden.

  • In het Engels:

  • This text template will help you to create your web site’s privacy policy.

    We have suggested the sections you will need. Under each section heading you will find a short summary of what information you should provide, which will help you to get started. Some sections include suggested policy content, others will have to be completed with information from your theme and plugins.

    Please edit your privacy policy content, making sure to delete the summaries, and adding any information from your theme and plugins. Once you publish your policy page, remember to add it to your navigation menu.

    It is your responsibility to write a comprehensive privacy policy, to make sure it reflects all national and international legal requirements on privacy, and to keep your policy current and accurate.

    Source: WordPress

     

    Who we are

    In this section you should note your site URL, as well as the name of the company, organization, or individual behind it, and some accurate contact information.

    The amount of information you may be required to show will vary depending on your local or national business regulations. You may, for example, be required to display a physical address, a registered address, or your company registration number.

    Suggested text: Our website address is: https://www.domainname.com.

    What personal data we collect and why we collect it

    In this section you should note what personal data you collect from users and site visitors. This may include personal data, such as name, email address, personal account preferences; transactional data, such as purchase information; and technical data, such as information about cookies.

    You should also note any collection and retention of sensitive personal data, such as data concerning health.

    In addition to listing what personal data you collect, you need to note why you collect it. These explanations must note either the legal basis for your data collection and retention or the active consent the user has given.

    Personal data is not just created by a user’s interactions with your site. Personal data is also generated from technical processes such as contact forms, comments, cookies, analytics, and third party embeds.

    By default WordPress does not collect any personal data about visitors, and only collects the data shown on the User Profile screen from registered users. However some of your plugins may collect personal data. You should add the relevant information below.

    Comments

    In this subsection you should note what information is captured through comments. We have noted the data which WordPress collects by default.

    Suggested text: When visitors leave comments on the site we collect the data shown in the comments form, and also the visitor’s IP address and browser user agent string to help spam detection.

    An anonymized string created from your email address (also called a hash) may be provided to the Gravatar service to see if you are using it. The Gravatar service privacy policy is available here: https://automattic.com/privacy/. After approval of your comment, your profile picture is visible to the public in the context of your comment.

    Media

    In this subsection you should note what information may be disclosed by users who can upload media files. All uploaded files are usually publicly accessible.

    Suggested text: If you upload images to the website, you should avoid uploading images with embedded location data (EXIF GPS) included. Visitors to the website can download and extract any location data from images on the website.

    Contact forms

    By default, WordPress does not include a contact form. If you use a contact form plugin, use this subsection to note what personal data is captured when someone submits a contact form, and how long you keep it. For example, you may note that you keep contact form submissions for a certain period for customer service purposes, but you do not use the information submitted through them for marketing purposes.

    Cookies

    In this subsection you should list the cookies your web site uses, including those set by your plugins, social media, and analytics. We have provided the cookies which WordPress installs by default.

    Suggested text: If you leave a comment on our site you may opt-in to saving your name, email address and website in cookies. These are for your convenience so that you do not have to fill in your details again when you leave another comment. These cookies will last for one year.

    If you have an account and you log in to this site, we will set a temporary cookie to determine if your browser accepts cookies. This cookie contains no personal data and is discarded when you close your browser.

    When you log in, we will also set up several cookies to save your login information and your screen display choices. Login cookies last for two days, and screen options cookies last for a year. If you select "Remember Me", your login will persist for two weeks. If you log out of your account, the login cookies will be removed.

    If you edit or publish an article, an additional cookie will be saved in your browser. This cookie includes no personal data and simply indicates the post ID of the article you just edited. It expires after 1 day.

    Embedded content from other websites

    Suggested text: Articles on this site may include embedded content (e.g. videos, images, articles, etc.). Embedded content from other websites behaves in the exact same way as if the visitor has visited the other website.

    These websites may collect data about you, use cookies, embed additional third-party tracking, and monitor your interaction with that embedded content, including tracing your interaction with the embedded content if you have an account and are logged in to that website.

    Analytics

    In this subsection you should note what analytics package you use, how users can opt out of analytics tracking, and a link to your analytics provider’s privacy policy, if any.

    By default WordPress does not collect any analytics data. However, many web hosting accounts collect some anonymous analytics data. You may also have installed a WordPress plugin that provides analytics services. In that case, add information from that plugin here.

    Who we share your data with

    In this section you should name and list all third party providers with whom you share site data, including partners, cloud-based services, payment processors, and third party service providers, and note what data you share with them and why. Link to their own privacy policies if possible.

    By default WordPress does not share any personal data with anyone.

    How long we retain your data

    In this section you should explain how long you retain personal data collected or processed by the web site. While it is your responsibility to come up with the schedule of how long you keep each dataset for and why you keep it, that information does need to be listed here. For example, you may want to say that you keep contact form entries for six months, analytics records for a year, and customer purchase records for ten years.

    Suggested text: If you leave a comment, the comment and its metadata are retained indefinitely. This is so we can recognize and approve any follow-up comments automatically instead of holding them in a moderation queue.

    For users that register on our website (if any), we also store the personal information they provide in their user profile. All users can see, edit, or delete their personal information at any time (except they cannot change their username). Website administrators can also see and edit that information.

    What rights you have over your data

    In this section you should explain what rights your users have over their data and how they can invoke those rights.

    Suggested text: If you have an account on this site, or have left comments, you can request to receive an exported file of the personal data we hold about you, including any data you have provided to us. You can also request that we erase any personal data we hold about you. This does not include any data we are obliged to keep for administrative, legal, or security purposes.

    Where we send your data

    In this section you should list all transfers of your site data outside the European Union and describe the means by which that data is safeguarded to European data protection standards. This could include your web hosting, cloud storage, or other third party services.

    European data protection law requires data about European residents which is transferred outside the European Union to be safeguarded to the same standards as if the data was in Europe. So in addition to listing where data goes, you should describe how you ensure that these standards are met either by yourself or by your third party providers, whether that is through an agreement such as Privacy Shield, model clauses in your contracts, or binding corporate rules.

    Suggested text: Visitor comments may be checked through an automated spam detection service.

    Your contact information

    In this section you should provide a contact method for privacy-specific concerns. If you are required to have a Data Protection Officer, list their name and full contact details here as well.

    Additional information

    If you use your site for commercial purposes and you engage in more complex collection or processing of personal data, you should note the following information in your privacy policy in addition to the information we have already discussed.

    How we protect your data

    In this section you should explain what measures you have taken to protect your users’ data. This could include technical measures such as encryption; security measures such as two factor authentication; and measures such as staff training in data protection. If you have carried out a Privacy Impact Assessment, you can mention it here too.

    What data breach procedures we have in place

    In this section you should explain what procedures you have in place to deal with data breaches, either potential or real, such as internal reporting systems, contact mechanisms, or bug bounties.

    What third parties we receive data from

    If your web site receives data about users from third parties, including advertisers, this information must be included within the section of your privacy policy dealing with third party data.

    What automated decision making and/or profiling we do with user data

    If your web site provides a service which includes automated decision making - for example, allowing customers to apply for credit, or aggregating their data into an advertising profile - you must note that this is taking place, and include information about how that information is used, what decisions are made with that aggregated data, and what rights users have over decisions made without human intervention.

    Industry regulatory disclosure requirements

    If you are a member of a regulated industry, or if you are subject to additional privacy laws, you may be required to disclose that information here.